Sistem Informasi Manajemen Bab 11

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“ SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA”

Dosen Pengampu          : Lidya Setyawardani S.E., M.Si., Ak., CA.

Kelas/Program Studi    : SM 1/ Manajemen

Blog                                : sixoverlook.blogspot.co.id

          Nama Kelompok           :

Ravika Apriani Erianto                                           (1410208704)

Fernanda Mei Qur'ana                                            (1410208788)

Rizky Amelia Effendi                                   (1410208818)

Vriska Wachidatul Laili                                (1410208820)

Doura Oktaviani Tri Lestari                         (1410208821)     

Devitri Isnawaty                                           (1410208840)

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia

(STIESIA)

2017

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan nama Allah yang maha Pengasih lagi maha Penyayang. Puji syukur penulis panjatkan kepada-Nya, serta salawat dan salam penulis persembahkan kepada Nabi Muhammad SAW., sehingga penulis dapat menyusun makalah  ini yang berjudul “Sistem Informasi Sumber Daya Manusia”. Penulisan makalah ini merupakan salah satu tugas yang diberikan dalam mata kuliah Sistem Informasi Manajemen  di STIESIA.

           Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperoleh banyak informasi mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, yang bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi pembacanya maupun pihak yang terkait di dalamnya.

Dalam penulisan makalah ini kami merasa masih banyak kekurangan baik pada teknik penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang kami miliki. Untuk itu, kritik dan saran dari semua pihak sangat kami harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini.

Akhir kata kami mengucapkan terimakasih, mudah-mudahan makalah ini dapat sedikit menambah wawasan dan berguna bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Surabaya, 19 Juni 2017

                                       Penulis

Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya  Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai, dimana data-data yang telah diperoleh tersebut merupakan data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan SDM. Adapun pengertian lainnya sebagai berikut Sistem informasi sumber daya manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan informasi mengenai kebutuhan akan pegawai dalam sebuah organisasi, informasi perekrutan pegawai, informasi data pegawai, informasi pengelolaan pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan informasi mengenai pemberhentian pegawai.

Maka setiap organisasi perusahaan sebagian besar memasukkan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Sebagai sumber daya yang berharga SDM dapat merupakan suatu departemen atau devisi didalam suatu area fungsional, atau SDM dapat memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran.

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Berikut merupakan gambar dan penjelasan empat kegiatan utama SDM :

1.      Perekrutan dan penerimaan (recruiting and hiring) : SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen tenaga kerja swasta maupun pemerintah. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasihati untuk menetukan kebijakan yang sesuai.

2.      Pendidikan dan Pelatihan : Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat menganut berbagai program pendidikan dan paltihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan kaehlian kerja pegawai.

3.      Manajemen Data : SDM menyiapkan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4.      Penghantian dan administrasi tunjangan : Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka mendapat tunjangan paket tunjangan seperti rumah sakit, asuransi dokter gigi, dan pembagian keuntungan. Ketika pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa datang.

        
             Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola oleh SDM, melainkan oleh manajer area dimana mereka bekerja. Oleh karena itu SDM melaksanakan fungsi pendukung, memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.

   Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dalam membuat model sistem informasi SDM, kita hurus menggunakan format umum yang sama dari subsistem input dan outputnya yang telah digunakan berbagai area fungsional lainnya. Subsistem input merupakan kombinasi standart dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Di banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan komputer hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunana database nonkomputer.

INPUT HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :

1.      SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.

2.      Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

3.      Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

Ø  Intelijen Pemerintah
Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

Ø  Intelijen Pemasok
Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.

Ø  Intelijen Serikat Pekerja
Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

Ø  Intelijen Masyarakat Global
Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

Ø  Intelijen Masyarakat Keuangan
Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.

Ø  Intelijen Pesaing
Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

             Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

 OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1.      Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2.      Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

3.      Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

4.      Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5.      Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6.      Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengan keluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

HRD (Human Resource Department)

HRD (Human Resource Department) bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek yaitu:

1.      Seleksi dan Rekrutmen. Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.

2.      Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development). Yaitu fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal.

3.      Compensation and Benefit. Berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.

4.      Manajemen Kinerja (Performance Management). Merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.

5.      Perencanaan Karir (Career Planning). Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

6.      Hubungan Karyawan (Employee Relations). Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

7.      Separation Management.Yaitu fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

8.      Personnel Administration and HRIS. Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

          Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.

Bagaimana Manajer Menggunakan Informasi Sumber Daya Manusia

HRIS serupa dengan sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi perhatian manajer di seluruh perusahaan. Seperti halnya semua manajer berminat pada sumber daya uang mereka manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka.