Sistem Informasi Manajemen Bab 8

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“ SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF”

Dosen Pengampu          : Lidya Setyawardani S.E., M.Si., Ak., CA.

Kelas/Program Studi    : SM 1/ Manajemen

Blog                                : sixoverlook.blogspot.co.id

          Nama Kelompok           :

Ravika Apriani Erianto                                 (1410208704)

Fernanda Mei Qur'ana                                   (1410208788)

Rizky Amelia Effendi                              (1410208818)

Vriska Wachidatul Laili                          (1410208820)

Doura Oktaviani Tri Lestari                   (1410208821)     

Devitri Isnawaty                                     (1410208840)

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia

(STIESIA)

2017

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan nama Allah yang maha Pengasih lagi maha Penyayang. Puji syukur penulis panjatkan kepada-Nya, serta salawat dan salam penulis persembahkan kepada Nabi Muhammad SAW., sehingga penulis dapat menyusun makalah  ini yang berjudul “Sistem Informasi Eksekutif”. Penulisan makalah ini merupakan salah satu tugas yang diberikan dalam mata kuliah Sistem Informasi Manajemen  di STIESIA.

           Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperoleh banyak informasi mengenai Sistem Informasi Eksekutif, yang bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi pembacanya maupun pihak yang terkait di dalamnya.

Dalam penulisan makalah ini kami merasa masih banyak kekurangan baik pada teknik penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang kami miliki. Untuk itu, kritik dan saran dari semua pihak sangat kami harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini.

Akhir kata kami mengucapkan terimakasih, mudah-mudahan makalah ini dapat sedikit menambah wawasan dan berguna bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Surabaya, 8 Mei 2017

Penulis

 8.1            Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi merupakan satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan) yang bekerja secara bersama untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai pengumpulan,pengolahan, penyimpanan dan pendistribusiannya. Eksekutif merupakan pelaksana/yang bertindak untuk melaksanakan suatu system informasi. Contoh: direktur, kepala–kepala bagian, presiden atau gubernur bagian.

Jika tidak ada Sistem Informasi Eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer pucuk akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.

Executive Information System (EIS) disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) atau Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis. Sistem informasi eksekutifmerupakan suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekuif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

A.    Faktor - Faktor Penentu Keberhasilan Penerapan Sistem Informasi Eksekutif

1.      Sponsor Eksekutif

Yang mengerti dan berkomitmen eksekutif tingkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif Sistem Informasi Eksekutif agar mampu menorong penerapan Sistem Informasi Eksekutif diperusahaan.

2.      Sponsor Operasi

Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi untuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan.

3.      Staf Jasa Informasi Yang Sesuai

Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan sistem tersebut.

4.      Teknologi Informasi Yang Sesuai

Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.

5.      Manajemen Data

Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.

6.      Kaitan Yang Jelas Dengan Tujuan Bisnis

Sebagian besar Sistem Informasi Eksekutif yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis.

7.      Manajemen Atas Penolakan Organisasi

Jika eksekutif menolak menggunakan Sistem Informasi Eksekutif, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.

8.      Manajemen Atas Penyebaran Dan Evolusi System

Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari Sistem Informasi Eksekutif, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.

B.     Karakteristik Teknologi Informasi yang Dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif adalah:

1.      Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan computer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.

2.      Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.

3.      Memiliki on-line help.

4.      Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.

5.      Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.

C.    Sistem Informasi Eksekutif memiliki karakteristik sebagai berikut:

1.          Disesuaikan untuk pihak eksekutif.

2.          Mudah digunakan.

3.          Memiliki kemampuan drill down.

4.          Mendukung kebutuhan data eksternal.

5.          Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.

6.          Memiliki orientasi masa depan.

D.    Karakteristik data yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif :

1.          Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.

2.          Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.

3.          Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.

4.          Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.

5.          Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, Sistem Informasi Eksekutif harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.

6.          Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.\

E.     Langkah -langkah pengimplementasian Sistem Informasi Eksekutif, yaitu :

1.      Membangun data warehouse yang lengkap dan efisien.

2.      Membuat prototipe Sistem Informasi Eksekutif, membuat desain eksperimen dari seluruh atau sebagian sistem, untuk mengujicobakan prosedur/prinsip, teknik atau tool tertentu.

3.      Membuat dokumentasi pengembangan EIS untuk tiap tahap pengembangan.

4.      Menggunakan dukungan otomatisasi kantor (e-mail, scheduler, dll). Sebelum membuat keputusan, eksekutif perlu berdiskusi dengan staff untuk meminta pendapat dari pihak-pihak yang dipengaruhi oleh keputusan yang akan dibuat. Dengan demikian dapat juga dianalisis kemungkinan adanya alternatif keputusan. Setelah membuat keputusan, eksekutif perlu melakukan sosialisasi dan follow-up. Otomatisasi kantor mendukung untuk kedua hal tersebut di atas.

F.     Kelemahan Sistem Informasi Eksekutif

1.      Fungsinya sangat terbatas, tidak mampu melakukan perhitungan secara kompleks.

2.      Perusahaan akan berfikir dua kali untuk membuat suatu Sistem Informasi Eksekutif, mengingat biaya pembuatan Sistem Informasi Eksekutif sangatlah mahal.

3.      Banyak orang yang salah persepsi mengenai cara kerja Sistem Informasi Eksekutif itu sendiri yang dianggap sebagai suatu sistem yang terpisah dari modul-modul teknologi informasi lain dalam perusahaan. Sebenarnya Sistem Informasi Eksekutif hanya melakukan peringkasan data dari sistem basis data yang telah ada. Jika data pada database utama tidak reliable atau memiliki struktur yang buruk, maka informasi yang dihasilkan oleh sistem Sistem Informasi Eksekutif pun tidak memiliki kualitas yang baik.

4.      Tidak adanya prosedur yang baik untuk menjaga agar data yang ada selalu up-to-data. Seringkali para eksekutif mengeluh bahwa laporan Sistem Informasi Eksekutif yang diterima sudah usang, atau tidak lagi sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Jika modul Sistem Informasi Eksekutif yang dimiliki terintegrasi dengan sistem basis data, maka yang perlu dipelihara adalah mekanisme keteraturan dalam melakukan update data dari ke hari; sedangkan jika sistem Sistem Informasi Eksekutif yang dimiliki tidak terintegrasi dengan sistem basis datanya, maka mekanisme yang harus dijaga adalah keteraturan melakukan interfacing antara sistem basis data dengan modul Sistem Informasi Eksekutif yang ada, baik secara manual maupun dibantu dengan program komputer.

5.      Karena modul Sistem Informasi Eksekutif yang ada terlampau sederhana (tidak banyak memiliki fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan advanced features) sehingga sulit mengakomodasikan keperluan masing-masing eksekutif yang terkadang berbeda satu sama lain (unik) dan berubah-ubah dalam tempo yang sangat cepat.

8.2            Kebutuhan Informasi Eksekutif Yang Unik

Penelitian Mintzberg

Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO—tugas administrasi (desk work), panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, pertemuan terjadwal, dan kunjungan.

Penelitian Rockart dan Treacy

Istilah sistem informasi eksekutif, atau EIS, pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Walau tidak disedikan definisi, para peneliti itu menemukan bahwa sistem tersebut manampilkan:

·         Tujuan sentral, eksekutif menggunkan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian

·         Inti data bersama, database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan , pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu—masa lalu, masa kini dan masa depan

·         Dua metode penggunaan utama, eksekutif menggunkan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data

·         Organisasi pendukung, para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi, atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam melalui sistem. Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoprasikan peralatan bagi eksekutif.

Menemukan komputer dalam perspektif

Eksekutif sangat mengandalkan komputer, secara proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di tingkat lain. Terdapat dua kemungkinan alasan, Pertama masalah pada tingkat eksekutif kurang terstruktur dan karena itu lebih sulit untuk diddukung dengan pengolahan komputer. Kedua, eksekutif cenderung lebih tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal.

Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini adalah (1) penggunaan komputer adalah sesuatu yang pribadi, dan (2) informasi komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang eksekutif. Semua eksekutif ingin menerima informasi yang baik dari sumber mana pun.

8.3                        Saran-Saran Untuk Meningkatkan Sistem Informasi

Eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5 langkah yang bisa dilakukan:

1.      Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.

2.      Merangsang sumber-sumber yang bernilai tinggi: dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut.

3.      Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif harus meraihnya.

4.      Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik

5.      Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk memperbaikinya.

8.4            Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer

A.    Komponen

Komponen EIS biasanya dikategorikan sebagai:

·         Hardware

·         Software

·         User Interface

·         Telekomunikasi

B.     Perangkat Keras (Hardware)

Ketika membicarakan tentang perangkat keras komputer dalam lingkunagn EIS, kita harus fokus pada perangkat keras yang dibutuhkan para eksekutif. Para eksekutif harus diutamakan dan kebutuhannya harus ditentukan sebelum perangkat keras dapat dipilih. Perangkat keras dasar yang dibutuhkan untuk suatu EIS ada empat komponen:

1.      Perangkat masukan data. Perangkat ini memungkinkan eksekutif untuk masuk, memverifikasi dan memperbarui data segera.

2.      Unit Pemroses Sentral (UPS), penting karena akan mengontrol komponen sistem komputer lain.

3.      File penyimpan data. Para eksekutif dapat menggunakan ini untuk menyimpan informasi bisnis yang berguna, dan bagian ini juga membantu eksekutif untuk mencari sejarah informasi bisnis dengan mudah.

4.      Perangkat output, yang memberikan rekaman visual atau permanen bagi para eksekutif untuk menyimpan atau membaca. Perangkat ini mengacu pada perangkat keluaran gambar seperti monitor atau printer

Selain itu, dengan munculnya jaringan area lokal (LAN), beberapa produk EIS untuk jaringan workstation menjadi tersedia. Sistem ini memerlukan sedikit dukungan dan perangkat keras komputer yang kurang mahal. Mereka juga meningkatkan akses informasi EIS ke lebih banyak perusahaan pengguna.

C.    Perangkat Lunak (Software)

Memilih perangkat lunak yang tepat sangat penting untuk EIS yang efektif. Oleh karena itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana mereka mengintegrasikan data ke dalam satu sistem itu penting. Suatu EIS meliputi empat komponen perangkat lunak:

1.      Teks mendasari perangkat lunak, dokumen ini biasanya berbasis teks.

2.      Database, heterogen database pada berbagai platform komputer vendor khusus dan terbuka membantu para eksekutif dalam mengakses data baik internal maupun eksternal.

3.      Berbasis grafis, grafis dapat mengubah volume teks dan statistik menjadi informasi visual untuk eksekutif. Jenis grafis yang khas: grafis seri waktu, diagram sebar, peta, grafis gerak, grafik urutan dan berorientasi perbandingan grafik (yaitu, grafik batang).

4.      Basis model-model EIS mengandung statistik rutin dan khusus, keuangan, dan lain analisis kuantitatif.

D.    Pengguna Interface

Harus efisien untuk mengambil data yang relevan bagi para pengambil keputusan, sehingga user interface sangat penting. Beberapa jenis antarmuka dapat tersedia untuk struktur EIS, laporan terjadwal pertanyaan/jawaban, menu didorong, perintah bahasa, bahasa alam, dan input/output.

E.     Telekomunikasi

Desentralisasi menjadi tren saat ini di perusahaan, telekomunikasi akan memainkan peran penting dalam sistem informasi jaringan. Transmisi data dari satu tempat ke yang lain telah menjadi penting untuk membangun jaringan yang handal. Selain itu, telekomunikasi dalam EIS dapat mempercepat kebutuhan atas akses ke data terdistribusi.

Aplikasi

EIS membantu eksekutif menemukan data yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan pengguna dan mempromosikan informasi berbasis wawasan dan pemahaman. Tidak seperti presentasi sistem informasi manajemen tradisional, EIS dapat membedakan antara data penting dan data yang jarang digunakan, dan melacak berbagai kunci penting kegiatan untuk para eksekutif, baik yang sangat membantu dalam mengevaluasi jika perusahaan adalah pertemuan tujuan perusahaan. Setelah menyadari keuntungannya, orang telah menerapkan EIS di banyak wilayah, terutama, manufaktur, pemasaran dan daerah keuangan.

Manufaktur

Manufaktur adalah transformasi bahan baku menjadi barang jadi untuk dijual, atau proses menengah melibatkan produksi atau menyelesaikan semi manufaktur. Ini adalah industri dengan cabang yang luas dan produksi sekunder. Kontrol operasional manufaktur berfokus pada operasi sehari-hari, dan ide utama dari proses ini adalah efektivitas dan efisiensi.

Pemasaran

Dalam sebuah organisasi, eksekutif pemasaran bertugas mengelola sumber-sumber pemasaran yang tersedia untuk menciptakan masa depan yang lebih efektif. Untuk ini, mereka perlu membuat penilaian tentang risiko dan ketidakpastian proyek dan dampaknya pada perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Untuk membantu eksekutif pemasaran dalam membuat keputusan pemasaran yang efektif, EIS dapat diterapkan. EIS menyediakan prediksi penjualan, yang dapat memungkinkan para pemimpin pasar untuk membandingkan penjualan dengan penjualan masa lalu. EIS juga menawarkan pendekatan harga produk, yang ditemukan dalam analisis usaha. Eksekutif pasar dapat mengevaluasi harga yang terkait dengan persaingan dengan hubungan kualitas produk dengan harga yang dikenakan. Singkatnya, paket perangkat lunak EIS memungkinkan eksekutif pemasaran untuk memanipulasi data dengan mencari tren, melakukan audit terhadap data penjualan dan menghitung total, rata-rata, perubahan, varians, atau rasio.

Keuangan

Analisis keuangan adalah salah satu langkah yang paling penting untuk perusahaan sekarang. Eksekutif perlu menggunakan rasio keuangan dan analisis arus kas untuk memperkirakan tren dan membuat keputusan investasi modal. EIS mengintegrasikan perencanaan atau anggaran dengan kontrol pelaporan kinerja, dan hal ini dapat sangat membantu untuk membiayai eksekutif. EIS fokus pada kinerja akuntabilitas keuangan, dan mengakui pentingnya biaya standar dan penganggaran fleksibel dalam mengembangkan kualitas informasi disediakan untuk semua tingkat eksekutif.

F.     Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan dari EIS:

·    Penggunaan yang mudah untuk eksekutif tingkat tinggi , pengalaman luas komputer tidak diperlukan dalam operasi

·      Menyediakan pengiriman tepat waktu dari ringkasan informasi perusahaan

·       Informasi yang disediakan lebih mudah dipahami

·      EIS menyediakan pengiriman tepat waktu informasi. Manajemen dapat membuat keputusan segera.

·       Meningkatkan informasi pelacakan

·      Menawarkan efisiensi untuk pengambil keputusan

Kerugiaan dari EIS:

·         Tergantung sistem

·         Fungsi terbatas, dengan desain

·         Informasi yang berlebihan untuk beberapa manajer

·         Sulit untuk mengukur manfaat

·         Biaya operasional tinggi

·         Sistem dapat menjadi lambat, besar dan sulit untuk dikelola

·         Perlu proses internal yang baik untuk pengelolaan data

·         Kurang dapat diandalkan dan pengamanan data yang kurang

Tren Masa Depan

Sistem info eksekutif masa depan tidak terikat oleh sistem komputer mainframe. Tren eksekutif ini gratis dari belajar sistem operasi komputer yang berbeda, dan secara substansial mengurangi biaya operasional. Karena tren ini termasuk menggunakan aplikasi perangkat lunak yang ada, eksekutif tidak perlu belajar bahasa baru atau khusus untuk paket EIS.