Sistem Informasi Manajemen Bab 5

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

"MANAGEMENT DATABASE”

Dosen Pengampu          : Lidya Setyawardani S.E., M.Si., Ak., CA.

Kelas/Program Studi    : SM 1/ Manajemen

          Nama Kelompok           :

Ravika Apriani Erianto                                        (1410208704)

Fernanda Mei Qur'ana                                          (1410208788)

Rizky Amelia Effendi                                    (1410208818)

Vriska Wachidatul Laili                                 (1410208820)

Doura Oktaviani Tri Lestari                           (1410208821)     

Devitri Isnawaty                                             (1410208840)

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia

(STIESIA)

2017

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

        Dengan nama Allah yang maha Pengasih lagi maha Penyayang. Puji syukur penulis panjatkan kepada-Nya, serta salawat dan salam penulis persembahkan kepada Nabi Muhammad SAW., sehingga penulis dapat menyusun makalah  ini yang berjudul “Management Database”. Penulisan makalah ini merupakan salah satu tugas yang diberikan dalam mata kuliah Sistem Informasi Manajemen  di STIESIA.

           Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperoleh banyak informasi mengenai Management Database, yang bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi pembacanya maupun pihak yang terkait di dalamnya.

Dalam penulisan makalah ini kami merasa masih banyak kekurangan baik pada teknik penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang kami miliki. Untuk itu, kritik dan saran dari semua pihak sangat kami harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini.

Akhir kata kami mengucapkan terimakasih, mudah-mudahan makalah ini dapat sedikit menambah wawasan dan berguna bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Surabaya, 2 April 2017

      

               Penulis

5.1       ORGANISASI DATA ORGANIZATION

Perusahaan memerlukan data dalam jumlah yang besar yang disimpan dalam sistem informasi berbasis komputer sebab perusahaan melakukan banyak transaksi bisnis. Agar penggunaan data lebih efektif juga untuk menghindar kekacauan terhadap data, maka diterapkan konsep pemecahan data menjadi kelompok-kelompok data yang lebih kecil.

A.  Hierarki Data

Data bisnis secara tradisional telah diorganisasi menjadi suatu hierarki golongan data atau field data yang bila digabungkan akan manjadi catatan data (data record). Data file adalah unit data terkecil, ini menggambarkan jumlah terkecil suatu data yang dapat diakses kembali dari komputer pada suatu waktu. Record adalah kumpulan data field yang berhubungan dengan pengguna secara logis. File merupakan kumpulan record yang saling berhubungan. Sedangkan definisi umum database adalah kumpulan semua data perusahaan yang berbasis komputer.

Spreadsheet Sebagai Basis Data Sederhana

Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatu spreadsheet. Konsep tabel merupakan konsep yang penting, karena struktur basis data relasional, secara konseptual serupa dengan sekumpulan-sekumpulan tabel-tabel yang saling berhubungan.

B.  Flat Files

Flat file (file datar) adalah suatu tabel yang memiliki kolom-kolom yang berulang.
Normalisasi (Normalization) adalah suatu proses formal untuk menghapus field-field data yang berulang (Redundant) sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk tetap menambah, mengubah, dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan. 

C.  Field Field kunci

Kunci (Key) di suatu tabel adalah suatu field (kombinasi field) yang berisi satu nilai yang secara unik mengidentifikasi masing–masing record di dalam tabel. Kandidat kunci (Key Candidate) adalah sebuah field yang secara unik mennggidentifikasi masing-masing baris tabel namun tidak dipilih menjasi kunci.

D.  Tabel-tabel yang Berhubungan

Tabel-tabel tersebut berbagi satu field yang sama, yaitu Kode dan nilai field Kode menentukan baris-baris mana didalam tabel yang tergabung secara logis.

5.2       STRUKTUR DATABASE

Struktur Database adalah cara mengorganisasikan data dengan tujuan agar proses pengelolaan data menjadi efisien. Struktur ini diimplementasikan melalui sistem manajemen database.

Sistem manajamen database (Database Manajemen Sistem - DBMS) adalah suatu aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur database, data itu sendiri, hubungan antar data di dalam database, maupun formulir dan laporan yang berhubungan dengan database. Juga termasuk dekripsi field data, nama field, jenis data, jumlah bilangan desimal, jumlah karakter, nilai awal, dan semua deskripsi-deskripsi field lainnya.

A.  Struktur Database Hierarki

Sistem manajemen database pertama adalah IDS (Integrated Data Store) dan dikembangkan oleh GE pada tahun 1964. Database ini mempengaruhi kerja komite bahasa sistem data. Komite ini memiliki anggota dari pemerintahan, industri dan akademisi sehingga standar yang dikembangkan dapat diterima semua pihak.

Alasan yang menyebabkan kepopuleran struktur hierarki adalah karena bekerja sangat baik dalam sistem pengolahan transaksi dengan tugas-tugas pengontrolan inventori dan penghitungan biaya-biaya yang masuk dan keluar serta struktur ini mampu memanfaatkan sumber daya komputer secara efisien, terutama jika sebagian besar record dalam database akan digunakan dalam bentuk aplikasi.

B.  Struktur Database Relasional

Contoh database relasional adalah database juga meningkatkan konsistensi dan akurasi data. Keduanya merupakan faktor yang sangat menentukan saat manajer membuat keputusan yang menentukan mengenai operasional perusahaan mereka memerlukan data yang akurat dan konsisten dalam database.

Konsep Database

Dua tujuan utama dari konsep database adalah minimalisasi redundansi data dan mencapai independensi data. Redudansi data menyebabkan pemborosan ruang penyimpanan data, membuat proses pengelolaan record menjadi lambat dan tidak konsistensinya data. Independensi data adalah kemampuan data untuk mengubah struktur data tanpa harus mengubah program-program aplikasi yang melakukan pengelolaan data. Dengan independensi data, tidak diperlukan penulisan ulang kode komputer lagi karena satu-satunya perubahan hanyalah pada definisi dari field tersebut di dalam basis data.   

Kamus data (Data Dictionary) mencakup definisi-definisi dari data yang disimpan di dalam basis data dan dikendalikan oleh sistem manajemen basis data. Struktur basis data yang dimuat dalam kamus data adalah kumpulan dari seluruh definisi field, definisi tabel, relasi tabel, dan hal-hal lainnya.

Pembuatan Database

Penentuan Kebutuhan Data

Definisi kebutuhan data adalah langkah kunci untuk mencapai sistem informasi berbasis komputer. Ada dua pendekatan dasar dalam mendefinisikan kebutuhan data, yaitu pendekatan berorientasi proses dan pendekatan pemodelan perusahaan.

a. Pendekatan yang Berorientasi Pada Proses

Pendekatan ini juga disebut dengan pendekatan yang berorientasi pada masalah (Problem Oriented Approach) dan pemodelan yang berorientasi pada proses (Process Oriented Modelling). Untuk mendefinisikan kebutuhan data pada pendekatan ini memiliki langkah-langkah berikut :

1. Mendefinisikan masalah
2. Mendefinisikan keputusan yang dibutuhkan 
3. Menjabarkan kebutuhan informasi
4. Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan
5. Menentukan spesifikasi kebutuhan data

     Alasan mengapa pendekatan process-oriented kadang-kadang disebut pendekatan problem oriented adalah karena dimulai dengan masalah.

     b. Pendekatan pemodelan perusahaan adalah kekuatan pendekatan pmodelan terletak pada kemampuannya untuk memanfaatkan sumber-sumber data perusahaan. Semua area dimanfaatkan dan sinergi data antara area bisnis ditingkatkan.

5.3       PENGGUNAAN DATABASE

       A.  Laporan dan Formulir Isian

Perbedaan antara formulir isian dan laporan adalah bentuknya, formulir isian menunjukkan satu record pada saat tertentu tapi tidak memberikan rangkuman data. Formulir isian umumnya tidak mengambil dan menyatukan data dari beberapa tabel database walaupun memiliki kemampuan untuk melakukan hal tersebut.

NAVIGASI. Pengguna dapat melakukan navigasi dari satu record berikutnya dengan mempergunakan navigasi yang berada di bagian bawah formulir. Icon pada baris navigasi memerintahkan formulir untuk membuat satu record baru.

AKURASI. Formulir akan menjalankan definisi field data yang telah ditentukan ketika basis data dibuat. Definisi-definisi tersebut dapat menentukan nilai-nilai valid tertentu, rentang data untuk nilai-nilai numeric.

KONSISTENSI. Konsistensi adalah hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu tabel dipergunakan untuk menggabungkan recordnya ke tabel yang lain. Jika seseorang pengguna salah memasukkan nilai field, maka artinya record tersebut tidak akan digabungkan ke tabel-tabel yang lain.

PENYARINGAN. Basis data dapat memiliki jumlah data yang luar biasa banyaknya. Pengguna mungkin ingin menyaring record yang ingin dilihat dengan menggunakan formulir ini. Setiap field dalam formulir dapat membuat filter sehingga hanya mata kuliah tingkat tiga yang akan ditampilkan. Penyaringan membantu mengatasi kelebihan informasi. Ia juga dapat ,membatasi akses seseorang pengguna terhadap data dalam basis data jika ada beberapa record tertentu yang ingin dirahasiakan.

SUBFORMULIR adalah mengilustrasikan kombinasi formulir dan subformulir. Ketika pengguna memasukkan informasi matakuliah, pada waktu yang bersamaan mereka mereka juga dapat memasukkan informasi mengenai proyek-proyek. 

LAPORAN adalah data teragregasi dari basis data yang diformat dengan cara yang akan membantu pengambilan keputusan.

B.  Query Menggunakan Contoh

Query umumnya menyeleksi sejumlah field data tertentu kemudian membatasi tampilan record hanya untuk kriteria-kriteria tertentu saja. Bentuk ini dinamakan permintaan menggunakan contoh atau "Query-by-Example" (QBE). Karena penting bagi seorang manajer untuk dapat mengakses secara langsung nilai-nilai database. Manajer dapat memanfaatkan QBE agar dapat dengan cepat menemukan data yang diperlukan.

C.  Pengolahan Database Lanjutan

Pemrosesan analitis On-Line Analytical Processing (OLAP) telah menjadi hal yang semakin umum dalam piranti lunak system manajemen basis data. Vendor-vendor memasukkan fitur ini untuk memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistic cross-tabulation.

Penambangan data, pertukaran data, dan penggudangan data adalah konsep-konsep yang memandang data perusahaan sebagai sumber daya yang berharga yang harus dimanfaatkan seoptimal mungkin.

D.  Personel Database

Personel kunci database adalah orang-orang yang secara khusus terlibat dengan database. Administrator database mempunyai tanggung jawab secara teknis dan manajerial terhadap database. Programer database diperlukan untuk membuat kode komputer yang dapat mengolah data dengan efisien. Pengguna akhir database adalah personel kunci lainnya.

Administrator database mengawasi semua aktivitas database. Administrator database harus memahami operasional bisnis perusahaan. Tugas administrator database terbagi dalam empat area utama yaitu: perencanaan database, penerapan database, operasi database, keamanan database. Programer database adalah ahli pemrograman yang umumnya mempunyai lebih banyak pengalaman dan pelatihan daripada programer-programer lainnya di perusahaan.

5.4        MENEMPATKAN MANAJEMEN DATABASE DALAM PERSPEKTIF

Sistem manajemen basis data atau DBMS merupakan perangkat lunak yang dapat melakukan utilisasi dan mengola koleksi data dalam jumlah yang besar. DBMS juga di rancang untuk melakukan manipulasi data secara lebih muda. Sebelum adanya DBMS, data pada umumnya disimpan dalam bentuk flat file.

Kelebihan dari DBMS antara lain:

1.      Kecepatan; Komputer dapat mencari dan menampilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat.

2.      Mengambil data secara cepat dan praktis.

3.      Meningkatkan keamanan data.

4. Mengurangi kejemuan; Pekerjaan yang berulang-ulang dapat menimbulkan kebosanan bagi manusia, sedangkan mesin  tidak merasakannya.

5.      Update to date; Informasi yang tersedia selalu berubah dan akurat setiap.

Kelemahan-kelemahan DBMS antara lain:

1.     Biaya Kebutuhan untuk mendapatkan perangkat lunak dan perangkat keras yang tepat cukup mahal, termasuk biaya pemeliharaan dan sumber daya  manusia yang mengelola basis data tersebut.

2.     Sangat kompleks; Sistem basis data lebih kompleks dibandingkan dengan proses berkas, sehingga dapat mudah terjadinya kesalahan dan semakin sulit dalam pemeliharaan data.

3.    Memerlukan suatu skill tertentu untuk bisa melakukan administrasi dan manajemen database agar dapat diperolehh struktur dan relasi data yang optimal.

4.    Memerlukan kapasitas penyimpanan baik eksternal disc maupun internal memory agar DBMS dapat bekerja cepat dan efisien.